Effiziente Meetings sind das Rückgrat eines gut organisierten Unternehmens. Ein Schlüsselelement dieser Effizienz sind Besprechungsprotokolle, die als offizielle Aufzeichnungen der getroffenen Diskussionen und Entscheidungen dienen. In diesem Guide erfährst du, was in ein Meeting Protokoll gehört, wie du effektive Besprechungsprotokolle schreibst, eine Meeting Agenda erstellst und welche Vorlagen dir dabei helfen können.
Was gehört in ein Meeting Protokoll?
Ein Meeting Protokoll sollte folgende Punkte enthalten:
- Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung
- Namen der Teilnehmer und der abwesenden Personen
- Eine Agenda oder Tagesordnung
- Eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte
- Festgehaltene Entscheidungen und Maßnahmen
- Zugeteilte Verantwortlichkeiten und Fristen
Es ist wichtig, dass das Protokoll klar und präzise ist, um Missverständnisse zu vermeiden und eine verlässliche Referenz für die Zukunft zu bieten.
Anleitung zum Schreiben von Protokollen
1. Grundlagen festlegen
- Zweckbestimmung: Besprich mit dem Projektleiter oder den Stakeholdern den Zweck des Protokolls. Entscheide, ob es ein Ergebnis-, Verlaufs- oder wörtliches Protokoll sein soll.
- Inhaltsbestimmung: Definiere den Umfang und die wesentlichen Inhalte des Protokolls.
2. Vorbereitung
- Vorlagen erstellen: Lege fest, welche Inhalte das Protokoll umfassen soll und erstelle entsprechende Vorlagen. Wähle zwischen Ausdruck oder digitaler Form.
- Teilnehmer identifizieren: Falls unbekannte Personen teilnehmen, sorge für Namensschilder oder andere Identifikationshilfen.
3. Protokollführung
- Hauptdokument: Dokumentiere alle wichtigen Informationen klar und strukturiert, um die Nachbearbeitung zu erleichtern.
- Hilfsdokument: Führe ein zweites Dokument für Notizen über Unklarheiten oder Rückfragen.
4. Nachbereitung
- Digitalisierung: Integriere visuelle Hilfsmittel wie Skizzen oder Notizen in das digitale Protokoll.
- Textformulierung: Formuliere stichpunktartige Notizen in einen fließenden, gut lesbaren Text um.
5. Verteilung
- Teilnehmer informieren: Verteile das fertige Protokoll an alle Meeting-Teilnehmer.
- Zugänglichkeit gewährleisten: Stelle das Protokoll auch für Abwesende bereit, indem du es digital über E-Mail, im Intranet oder in einer Projektmanagement-Software teilst.
Diese strukturierte Anleitung soll das Schreiben von Protokollen übersichtlicher und effizienter gestalten.
Wie kann der KI Meeting Assistent von Bliro dir beim Verfassen von Besprechungsprotokollen helfen?
Bliro glänzt als Vorreiter in der Meeting-Unterstützung und bietet eine Reihe von Funktionen, die die Meeting-Produktivität diskret steigern. Mit seiner Fähigkeit, Daten direkt in interne Tools wie Confluence, HubSpot oder Salesforce zu transkribieren, zusammenzufassen und zu integrieren, ohne jemals während Besprechungen sichtbar zu sein, setzt bliro.io einen neuen Standard für die Effizienz beim Schreiben und Zusammenfassen von Besprechungsprotokollen.
Darüber hinaus musst du Bliro nicht in eines deiner Meeting-Tools integrieren. Bliro ist eine Desktop-App, die überall dort nutzbar ist, wo deine Besprechungen stattfinden, da sie direkt auf das Mikrofon des Computers zugreift. Es erscheint, wenn und wo Besprechungen stattfinden, und greift vor allem auf die direkte Audioquelle auf dem Gerät zu, um sie zu transkribieren. Du musst nur einmal auf „Start“ klicken.
Hauptmerkmale
- KEINE BOTS (unsichtbar): Funktioniert während Besprechungen auf einzigartige Weise unentdeckt, sorgt für Privatsphäre und verhindert Ablenkungen.
- DSGVO-konform: Bliro basiert auf einer Technologie, die Gespräche ohne die Aufnahme von Audio oder Video transkribiert und zusammenfasst. So ist Bliro leichter im Rahmen der DSGVO nutzbar, hält sich strikt an die Datenschutzgesetze und bietet eine Lösung, die deine Gespräche nicht „aufzeichnet“, sondern sie stattdessen in Echtzeit transkribiert und zusammenfasst.
- Transkription und Zusammenfassung in Echtzeit: Nutzt GPT-4 und die neuesten KI-Audiotranskriptionsmodelle, um sofortige, genaue Transkriptionen und prägnante Zusammenfassungen bereitzustellen und das Wesentliche sowie die Handlungspunkte jeder Diskussion zu erfassen.
- KI-gestützte benutzerdefinierte Vorlagen für verschiedene Meetings: Jedes Meeting hat ein anderes Format und du kannst diese Formate in Bliro entsprechend den Anforderungen deiner Organisation für verschiedene Besprechungen anlegen.
- CRM-Integration: Automatisiert den Fluss von Besprechungsergebnissen in CRMs wie Salesforce und HubSpot oder andere interne Tools und optimiert so deine Prozesse.
Hilft dir dabei
- Transkription und Zusammenfassung deines Sitzungsprotokolls
- Besprechungsdiskussionen im Gedächtnis behalten und mit den Teilnehmern teilen
- Aktives Zuhören im GesprächTraining ohne Ablenkung durch Notizen
- Verwandle Gespräche in verwertbare Daten, die echten Mehrwert in deiner Organisation schaffen
Besprechungsprotokolle schreiben mit Bliro
- Zieldefinition und -vorbereitung: Verbinde deinen Google-Kalender und erstelle deine individuellen KI-gestützten Meeting-Vorlagen, indem du die erwarteten Diskussionsthemen auswählst.
- Aufzeichnen von Besprechungsprotokollen: Wann immer du ein Meeting hast, erhältst du von Bliro ein Popup-Fenster, um dein Meeting zu starten. Sobald du auf „Start“ klickst, erfasst Bliro im Hintergrund alles von deinem Meeting und speichert alle deine Zusammenfassungen auf einer Webplattform.
- Nachbearbeitung: Archiviere Besprechungsprotokolle ganz einfach in deinem CRM für relevante Kontakte und teile Zusammenfassungen sowie Aktionselemente mit einem Klick per Slack und E-Mail.
Meeting Agenda erstellen
Eine gut strukturierte Agenda ist grundlegend für ein produktives Meeting. Du solltest:
- Den Zweck des Meetings klar definieren
- Alle zu besprechenden Themen auflisten
- Eine zeitliche Abfolge für die Themen vorgeben
- Informationen enthalten, die die Teilnehmer im Voraus wissen müssen
Eine klare Agenda hilft, das Meeting fokussiert und effizient zu halten.
Vor dem Protokoll der Besprechung: Dinge, die es zu beachten gilt
Die Bedeutung von Besprechungsprotokollen
Besprechungsprotokolle sind wichtig für Transparenz und Rechenschaftspflicht in Organisationen. Sie dokumentieren Entscheidungen, vermeiden Missverständnisse und dienen als Referenz für zukünftige Besprechungen.
von Annie Spratt (https://unsplash.com/@anniespratt)
Rechtliche Aspekte und Verantwortlichkeiten
Sitzungsprotokolle sind in einigen Gerichtsbarkeiten rechtlich relevant und dienen als Beweismittel. Genauigkeit und Vollständigkeit sind entscheidend.
Eine bestimmte Person ist normalerweise für die Erstellung und Verteilung des Protokolls verantwortlich. Es ist wichtig, die Daten der Protokolle zu sichern, da sie vertrauliche Informationen enthalten können.
Aktives Zuhören und Notizenmachen während des Meetings
Aktives Zuhören ist in Besprechungen unerlässlich, um wichtige Punkte zu erfassen und wichtige Informationen nicht zu verpassen. Mach dir Notizen mit Aufzählungspunkten und kurzen Sätzen, um die Informationen zu verarbeiten und dich daran zu erinnern. Stelle während des Meetings Fragen, um etwaige Unklarheiten zu klären und wichtige Details nicht zu übersehen.
Unterscheide das Wesentliche vom Unwesentlichen
Bei der Erstellung von Besprechsungsprotokollen ist es wichtig, zwischen wesentlichen und nicht wesentlichen Informationen zu unterscheiden. Dokumentiere nur die wesentlichen Diskussionen, Entscheidungen und vereinbarten Maßnahmen. Vermeide die Aufnahme persönlicher Meinungen oder Kommentare in das Protokoll, um die Objektivität zu wahren und das Treffen genau wiederzugeben.
Verwende und passe Vorlagen für Besprechungsprotokolle an
Vorlagen für Besprechungsprotokolle sind ein nützliches Tool, um den Protokollierungsprozess zu optimieren.
Um den Anforderungen jedes Meetings gerecht zu werden, sollten unterschiedliche Vorlagen verwendet werden. Diese Vorlagen können an die Bedürfnisse der Organisation und des Teams angepasst werden, um die Effizienz der Datenerfassung zu verbessern und die Qualität beizubehalten.
Digitale Tools und Software zur Protokollerstellung
Für die Erstellung von Besprechungsprotokollen stehen zahlreiche Tools und Software zur Verfügung, die Funktionen wie Transkription, Zusammenfassungen, Aufgabenzuweisung, Vorlagen und Suche bieten.
Das richtige Tool hängt von den Anforderungen deines Unternehmens ab, wobei Effizienz und Genauigkeit im Vordergrund stehen.
Bei der Verwendung eines AI Meeting Assistant sollten jedoch die Sicherheit und der Datenschutz deiner Daten und Diskussionen oberste Priorität haben.
Wie schreibt man eine Protokoll Vorlage (mit Beispiel Vorlage)
Für das Schreiben von Besprechungsprotokollen können verschiedene Vorlagen genutzt werden. Sie erleichtern den Prozess und sorgen für Konsistenz. Besonders beliebt sind Vorlagen in Microsoft Word, die leicht angepasst werden können und oft bereits eine Struktur für die wichtigsten Protokollelemente bieten.
Besprechungsprotokoll Vorlage Word
Eine typische Besprechungsprotokoll Vorlage Word enthält:
- Platz für Datum, Uhrzeit, Ort und Teilnehmer
- Abschnitte für Agenda, Diskussionen, Entscheidungen und Maßnahmen
- Bereiche für Verantwortlichkeiten und Deadlines
Solche Vorlagen sind online verfügbar und können je nach Bedarf deines Unternehmens angepasst werden.
Hier ist ein Beispiel:
Fazit: Protokolle schreiben ohne Frust
Das Schreiben von Besprechungsprotokollen muss kein frustrierender Prozess sein. Mit der richtigen Vorbereitung, einer klaren Agenda und dem Einsatz von Vorlagen kann es zu einer routinierten und nützlichen Praxis werden, die zur Transparenz und Effektivität in deinem Unternehmen beiträgt.
Nutze diesen Guide, um deine Besprechungsprotokolle auf das nächste Level zu heben und sicherzustellen, dass keine wertvollen Informationen verloren gehen.
bliro.io, dein KI-Meeting-Assistent, ist die neue Option, die du für Besprechungsprotokolle in Betracht ziehen solltest. Wenn du deine Transkription und Zusammenfassung automatisieren und sie nahtlos in den Arbeitsablauf deines Teams integrieren möchtest, teste Bliro noch heute KOSTENLOS.
